Xerox es uno de los líderes mundial en procesos comerciales y servicios de tecnología de documentos. Desde 1906, Xerox ha creado soluciones de negocio para grandes y pequeñas empresas. Actualmente tiene oficinas en 160 países y 140.000 empleados en todo el mundo. ion Xerox forma parte de la división de Servicios de Comunicación y Márketing de Xerox, con sede en el Reino Unido. El objetivo de la división es proveer a sus clientes de servicios de cadena de suministro de documento de primera clase, ayudándoles en la creación, impresión, distribución y gestión de sus activos digitales para que sus clientes conserven la coherencia en el mensaje de la marca y la eficiencia en la gestión de los activos de la marca.
Ministerio de Trabajo y Pensiones del Reino Unido
Xerox empezó a trabajar en 2007 con el Ministerio de Trabajo y Pensiones, una agencia británica gubernamental que tiene un presupuesto ordinario de £ 90 mil millones anuales. Se realizó una auditoría relacionada con el modo en que este Ministerio gestionaba sus activos digitales, revelando que el acceso a los activos del Ministerio estaba limitado y los activos se reutilizaban con demasiada frecuencia, resultando en una dilución de la marca. Su biblioteca de medios de comunicación y centro de recursos de la marca contenían una combinación de más de 8.200 imágenes, a las cuales accedían 2.800 usuarios internos y externos. La auditoría también descubrió que varios de los activos no cumplían los estándares de la marca y sus derechos estaban caducados, resultando en el riesgo de un uso no autorizado. El coste de hacer funcionar estos sitios era de £ 62.000 al año. Trabajando con varios departamentos del Ministerio y consultando con varias personas clave implicadas, Xerox empezó su tarea llevando a cabo encuestas, creando una estrategia conjunta e identificando áreas donde podían mejorarse los procesos. Los resultados deseados fueron los siguientes:
- Una web con activos digitales fácil de utilizar y relevante para el contenido
- Un mejor refuerzo del uso de activos digitales en base a la marca
- Enfoque de los principales puntos problemáticos para el usuario: dificultad en la recuperación de los derechos de imagen, recuperación lenta, montones de duplicaciones, etiquetado incorrecto
- Permiso a los usuarios para servirse ellos mismos lo máximo posible, así se reducen los costes administrativos mientras se conserva la coherencia de comunicación de la marca
Xerox realizó un estudio de las mejores soluciones para ver cuál se adaptaba mejor a los requerimientos del Ministerio de Trabajo y Pensiones, resultando seleccionada Xinet. Una vez elegida, el equipo de proyectos hizo todos los pasos necesarios para garantizar que la solución fuese implementada con rapidez y adoptada con éxito.
Como parte del proceso de implementación, el equipo de proyectos aprovechó la capacidad de subida rápida de activos para importar todos los activos de la marca a Xinet. Todos los activos caducados fueron renovados y después cargados individualmente o bien retirados en lote. El equipo de proyectos también aprovechó la capacidad de metadatos en Xinet para categorizar de nuevo todos los activos y añadir palabras clave a cada activo en mayor detalle, de modo que pudiesen ser ubicados con más facilidad durante las búsquedas. El objetivo era proporcionar una única fuente de activos potente y versátil.
Durante el marco temporal previo a la implementación, el equipo de proyectos promovió la solución internamente en el Ministerio, realizando numerosas demostraciones y sesiones de formación para formar a los potenciales usuarios en la nueva solución, así como en los nuevos procesos. Los esfuerzos tanto por parte del equipo de proyectos como por parte de los potenciales usuarios tuvieron un positivo impacto el día de la implementación, cuando se registraron 3.000 personas para usar el nuevo sistema. Cinco meses después, hay 10.000 usuarios empleando el sistema, lo que significa una adopción del 100%.
El Ministerio consiguió grandes beneficios con la implementación de Xinet. Antes de la introducción de Xinet, cada mes entraban 350 consultas en relación con las directrices de la marca y todo debía ser investigado y contestado manualmente. Desde la implementación, los propios usuarios pueden responder a la mayoría de las consultas con las herramientas proporcionadas, enviando muchos usuarios numerosos mensajes sobre lo fácil que es utilizar el sistema. Con un presupuesto único de £54.000, y la previsión de mantenimiento de £15.000 al año, un ahorro de £32.000 al año ha resultado ser una gran recuperación de la inversión.
“Para las organizaciones gubernamentales y las instituciones financieras, las versiones impresas no actualizadas pueden provocar multas y problemas legislativos, aunque el riesgo a la reputación siempre es considerado el mayor de los problemas. Una cuidadosa gestión de los activos creativos y una visión general del proceso de gestión de activos digitales son clave. El hecho de que un ministerio del gobierno esté utilizando Xinet es un gran punto a favor de la seguridad de la solución” comenta Michelle Taylor, CMS IT Data Manager Europe de Servicios de Comunicación y Márketing, Xerox UK.
La colaboración de Xerox con el Ministerio de Trabajo y Pensiones fue un tiro de tres puntos. Además de proporcionar una robusta solución de activos digitales, su enfoque colaborativo en el descubrimiento de requerimientos y la ayuda a la adopción por parte de los usuarios, así como en la digitalización de varios de los procedimientos utilizados en el apartado de papel, la implementación de la solución de Xinet llevó al Ministerio a recompensar a Xerox con el premio a la excelencia proveedora.
Lloyds Banking Group
Xerox fue tan efectiva en el proyecto con el Ministerio de Trabajo y Pensiones que quisieron repetir de nuevo el éxito. El siguiente cliente en implementar la solución de Xinet fue el grupo Lloyds Banking Group.
Lloyds Banking Group fue creado en enero de 2009 y tiene la mayor base de clientes de todo el Reino Unido. Lloyds Banking Group tiene más de 104.000 empleados y más de 30 millones de clientes que utilizan sus productos financieros de ahorro, créditos personales, tarjetas de crédito e hipotecas. Su división comercial gestiona depósitos de ahorro al por menor por valor de más de £200 mil millones.
La coherencia de la marca y la eficiencia en el flujo de trabajo fueron los objetivos prevalecientes para la cuenta de Lloyds Banking Group. Como resultado de ello, Xerox trabajó con Lloyds Banking Group para crear las correctas API de Xinet que automatizaran el proceso lo máximo posible. Las carpetas de trabajo creativo, InDesign y PDF se empaquetaron previamente, con lo que tan pronto como se iba creando un grupo de activos, los directorios por defectos también se creaban inmediatamente al mismo tiempo. La estructura de directorio estandarizada garantizó un flujo de trabajo consistente, permitiendo a los usuarios encontrar la información fácilmente porque la misma información se encontraba en el mismo sitio, independientemente del grupo de activos en que estuviera trabajando el usuario. Como resultado de la eficiente gestión del flujo de trabajo, la solución de Xinet les ayudó a cumplir con el contrato de nivel de servicio al que se habían comprometido.
iON Xerox también ha aprovechado las funciones de seguridad de Xinet para restringir el acceso a los activos de alta resolución sólo a usuarios autorizados, a fin de evitar que los activos propietarios sean distribuidos sin consentimiento y se apliquen modificaciones no estandarizadas.
Xerox XDAM
Con el éxito de la implementación de Xinet, Xerox decidió crear una solución para sus departamentos internos, llamándola Xerox DAM (XDAM). Como resultado del enorme valor proporcionado por la solución, Michelle está introduciendo la solución a toda la división de Servicios de Comunicación y Márketing, así como en sus organizaciones de mercado emergentes. Los flujos de trabajo están siendo mejorados y los activos de la marca se utilizan con consistencia. Los usuarios pueden ver qué se ha creado hasta la fecha, accediendo y descargando los activos que necesitan sin ayuda adicional. Toda la eficiencia resultante contribuye positivamente al balance final de Xerox.
“Distintas personas utilizan el DAM de distintas maneras. Desde el punto de vista de nuestro centro de comunicaciones, no he visto otra solución que supere a la solución de Xinet en cuanto a la protección de las marcas. Es una gran ventaja a la hora de prestar nuestros servicios. El DAM será parte importante de la estrategia de Xerox y Xinet será parte integral de esta estrategia” añade Michelle.
