WebNative Suite permite a LLNS, agencia de publicidad de salud, incrementar su eficacia

LLNS, agencia de Omnicom, es líder en comunicación y publicidad en el ámbito de la salud desde hace más de 40 años. Su experiencia en campañas creativas y liderazgo estratégico atrae a los más renombrados y respetados clientes de salud de la industria. Para controlar mejor el almacenamiento y distribución de los archivos internos y de los clientes, así como mejorar la eficacia del flujo de trabajo, LLNS ha elegido implementar un sistema de gestión de activos digitales. La funcionalidad a nivel de empresa y la usabilidad de WebNative Suite de Xinet han demostrado ser lo que necesitaba la agencia.

Antes de WebNative Suite, LLNS no tenía ningún modo estándar de guardar y organizar los archivos, convirtiendo la búsqueda y gestión de derechos en algo demasiado complicado. El departamento creativo y el estudio estaban separados, provocando la aparición de archivos duplicados en múltiples servidores – el servidor del director de arte, el servidor de estudio para impresión y otro servidor para trabajos finalizados. Como resultado de ello, la administración de archivos y derechos digitales era muy difícil de controlar.

Carol Thomas-Knipes, vicepresidenta y directora de Sistemas de Flujo de Trabajo y Activos Digitales, ya tenía experiencia con el sistema de Xinet y fue la encargada de controlar la administración de WebNative Suite. Hoy en día, este DAM es parte esencial del flujo de trabajo de la agencia, así como una útil herramienta para dar un mejor servicio a los clientes. Los directores de arte, redactores, personal del estudio y algunas personas del departamento de cuentas fueron formados para manipular y guardar todos los archivos en el servidor WebNative, creando un núcleo de marca central que hace que todos los archivos sean fáciles de buscar y recuperar, reduciendo al mismo tiempo los problemas en el control de las versiones y los archivos faltantes. El departamento de cuentas que no guarda sus archivos en el servidor utiliza WebNative Suite para acceder a los PDF de los trabajos de sus clientes, logos y otros archivos relacionados con la marca. Algunos clientes de LLNS también utilizan WebNative Portal para compartir sus activos con otras agencias, departamentos y comerciales, garantizando una consistencia de la marca.

WebNative Suite es básicamente el núcleo de nuestro flujo de trabajo. Varias de las eficacias obtenidas se sustentan en las capacidades del sistema”, dice Thomas-Knipes.

Para mantener un funcionamiento continuo del flujo de trabajo, LLNS separa cada volumen por cliente y después separa las carpetas de los departamentos en cada volumen. Estas carpetas son controladas por medio de permisos que permiten al personal leer y/o editar los archivos según su departamento. Esto crea un proceso más efectivo de producción y reduce la duplicación de archivos.

Herramientas de WebNative Suite como Trigger and Actions ayudan a mover fácilmente los trabajos por todo el flujo de trabajo.

Una serie de acciones que LLNS ha implementado duplica un archivo y lo guarda a una carpeta con permisos abiertos cuando un director de arte aprueba un trabajo para la siguiente fase de producción. Esto es notificado al departamento de alta resolución para garantizar que el archivo tiene el espacio de color correcto, al comprador de material para confirmar que todas las imágenes utilizadas tienen las licencias correctas y a los gestores del proyecto para que sepan que el archivo está a punto. La notificación por e-mail también contiene vínculos. Los receptores pueden revisar el trabajo y añadirlo al flujo de trabajo o licenciar metadatos antes de moverlo a la siguiente fase de producción.

Con la herramienta Asset Timer, se simplifica la administración de derechos – los activos con los derechos expirados se anulan de modo que no puedan descargarse. Si alguien necesita un activo expirado, puede solicitar una petición de activo, de modo que se garantiza que la licencia sea renovada antes de utilizar el activo.

Con WebNative Suite, podemos superar las barreras entre los distintos departamentos. La gente consigue lo que quiere con más rapidez, con la confianza de que tienen el archivo correcto, y siguen trabajando,” dice Thomas-Knipes. “Incluso cuando estamos muy ocupados, podemos seguir haciendo un trabajo de calidad porque nos podemos concentrar en lo que se supone que estamos haciendo – diseño, producción, limpieza o recopilación de archivos, etc. – en lugar de perder un tiempo que no se puede facturar buscando los archivos que necesitamos.”

Así, LLNS se une a Torre Lazur McCann, parte de McCann Healthcare Worldwide, como cliente de Xinet en el mundo de la publicidad de salud.