WAN-IFRA publica un reportaje sobre DAM donde aparece Xinet

Gestión de activos digitales

En el número de marzo/abril de 2010 de la revista de WAN-IFRA, publicamos un artículo sobre la gestión de activos digitales (DAM) en las páginas 26-29. Como existen numerosos proveedores en esta área y disponemos de un espacio limitado en la versión impresa, sólo hemos podido publicar una pequeña parte de lo que nos dijo cada uno sobre su solución. Así, hemos publicado las entrevistas ampliadas con los proveedores para que los lectores puedan obtener una imagen completa de lo que nos comentó cada uno de ellos sobre la solución que ofrecen.

Scott Seebass, presidente de Xinet, responde a nuestras preguntas. También uno de sus clientes (Worldcolor Premedia, antiguamente Quebecor) responde por medio de su vicepresidente de desarrollo comercial, Scott Pellicone.

WAN-IFRA: ¿Por qué es importante para los editores de noticias disponer de un sistema de gestión de activos digitales?

Seebass: La gestión de activos digitales (DAM) es importante para los editores de noticias porque la mayoría de publicaciones tienen que trabajar con un gran número de activos – imágenes y archivos – cada día. Algunos de estos activos tienen un acceso y unos requisitos de publicación distintos y es necesario que uno sepa fácilmente aquello de lo que dispone, cómo encontrarlo rápidamente y si el activo está disponible para su uso. Si no se dispone de un sistema de gestión de activos digitales, es posible que no podamos encontrar las imágenes relevantes que necesitamos o quizás descubramos que ya no disponemos de los derechos de la imagen que queremos utilizar.

WAN-IFRA: ¿Cuáles son las diferencias entre un DAM y una base de datos? 

Seebass: Una base de datos es parte integrante de un sistema DAM pero se trata simplemente de un sitio donde se almacena la información y los metadatos. Es una pieza central de la tecnología, pero no de la solución. La solución facilita encontrar la información necesaria, almacenar la información correcta y recuperar lo que se desee. La interfaz de un sistema DAM debe ser fácil e intuitiva de usar y los usuarios deben ser capaces de acceder al sistema del modo que mejor se adapte al trabajo que están realizando.

WAN-IFRA: ¿Qué beneficios obtienen los usuarios de un sistema DAM?

Seebass: Con un buen sistema DAM, los usuarios pueden encontrar rápida y fácilmente los activos que necesitan y utilizarlos en todo el ciclo de producción. Si el sistema DAM no se integra perfectamente en el ciclo de producción, no se utilizará porque acabará convirtiéndose en otro obstáculo que los usuarios deben superar. Si el sistema DAM se integra perfectamente en el flujo diario y complementa las herramientas ya existentes, aumentará la eficacia de los usuarios.

WAN-IFRA: ¿Cuál es el futuro papel del sistema DAM en la industria editorial?

Seebass: La idea de editar sin disponer de un sistema DAM pronto será anticuada – todo el mundo dispondrá de un sistema DAM porque ahorra dinero, ahorra tiempo y una compañía no es realmente competitiva hasta que no dispone de uno. Como las publicaciones cada vez trabajan con más freelancers y otras fuentes externas, es más difícil hacer el seguimiento de todos los envíos de una manera razonable sin un sistema de gestión de activos. Creo que los futuros sistemas DAM se integrarán muy bien en el proceso de producción.

WAN-IFRA: Una vez se ha firmado el contrato, ¿aproximadamente cuánto tarda un cliente editorial, como por ejemplo Sports Illustrated o Fortune, a empezar a utilizar WebNative Suite? 

Seebass: La implementación depende de si el flujo de trabajo debe ser modificado o simplemente replicado – normalmente se tardan de varios días a varias semanas. WebNative Suite de Xinet es una solución de software lista para usar que puede configurarse con una interfaz gráfica; puede introducirse en el flujo de trabajo existente en cuestión de días o semanas y empezar a ahorrar tiempo y dinero.

WAN-IFRA: ¿Cuánta formación necesita el personal de una publicación para empezar a usar WebNative Suite?

Seebass: Ningún sistema se utiliza si las personas que se supone deben utilizarlo no participan de él. WebNative Suite es tan transparente que se puede introducir en una organización sin afectar realmente el modo en que la gente hace su trabajo. Después se pueden mostrar sus características al personal y mostrarle cómo puede hacer su trabajo de un modo más fácil y eficiente en lugar de decirle que debe hacer su trabajo de un modo distinto. El sistema es suficientemente intuitivo para que la persona que empieza a usar el sistema no deba pasar por una formación demasiado larga. Incluso aunque no lo utilicen cada día, lo pueden entender rápidamente sin una formación demasiado extensa.

WAN-IFRA: ¿En qué desarrollos en esta área está trabajando ahora Xinet?

Seebass: Cada lanzamiento de producto de Xinet está orientado a hacer que nuestro software sea más sencillo de utilizar y ofrecer a los usuarios la capacidad de realizar las tareas de un modo más automático, ya que el sistema cada vez se integra más con producción. Xinet acaba de presentar WebNative Suite 16, que dispone de un acceso más rápido a los datos y una mayor automatización. Además, hemos lanzado Video 3.0 para WebNative Suite que permite a las organizaciones buscar, visualizar, comentar, aprobar, distribuir y crear presentaciones en vídeo desde un navegador web. Esto es muy importante porque las publicaciones cada vez ofrecen más contenido multimedia, especialmente en sus páginas web.

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Comentarios del cliente

Las respuestas son de Scott Pellicone, vicepresidente de desarrollo comercial en Worldcolor Premedia

WAN-IFRA: ¿Cómo trabajaban antes de empezar a usar la solución de Xinet?

Scott Pellicone: Antes de usar WebNative Suite de Xinet, tendíamos a funcionar con silos, donde cada compañía de premedios de los Estados Unidos y Canadá servía a su propia clientela. No había intercambio de activos entre las distintas instalaciones. Una vez introducimos WebNative Suite, permitimos que nuestra plataforma fuera un poco más flexible y pudimos ofrecer más valor a nuestros clientes – fuimos capaces de compartir contenido, fuimos capaces de compartir activos, etc. También abrimos nuestra plataforma a nuestros clientes, de modo que tuviesen más responsabilidad en el proceso de premedios. Pudimos ampliar nuestra red por medio de Internet, lo que nos permitió trabajar en un entorno de centro de distribución, donde disponemos de una instalación que da soporte, gracias a las herramientas de WebNative, a un gran número de clientes que utilizan cooperativamente nuestra tecnología en Internet.

WAN-IFRA: ¿Cómo se decidieron por WebNative Suite?

Pellicone: De hecho fue una progresión natural. En aquel momento necesitábamos una solución que nos permitiera utilizar algunos de los sistemas de archivos de más calidad y las únicas soluciones del mercado eran, creo yo, Helios y Xinet. Tras hacer una cuidadosa investigación y búsqueda sobre ambas compañías, decidimos apostar por la solución de Xinet porque era la mejor oferta a todos los niveles. Xinet ha hecho un gran trabajo continuando la expansión de su servicio en los entornos de creación y premedios. Era una evolución natural pasar de utilizar las tecnologías de Xinet a ofrecer el mayor valor a todos nuestros clientes, ya sean internos o externos.

WAN-IFRA: ¿Cuándo empezó Quebecor World a usar WebNative Suite?

Pellicone: Hemos sido usuarios de Xinet desde principios de los noventa, cuando la solución sólo estaba compuesta por FullPress. Empezamos a usar WebNative alrededor de 1999, en base a los requisitos de un cliente. Un editor de revistas global deseaba sustituir la gestión interna de premedios por una solución externa, pero quería conservar la intimidad de que disponían con la solución interna. Les ofrecimos la herramienta WebNative, la cual les permitía tener acceso a todo su trabajo en proceso por medio de una interfaz relativamente sencilla de utilizar basada en navegador. El sistema les ofrecía la capacidad de recibir sus activos en baja y alta resolución, reutilizar su contenido y subir de nuevo los archivos para producción. Fue un gran éxito, así que empezamos a utilizar este modelo como nuestro flujo de trabajo estándar. Empezamos a implementar WebNative en todas las ubicaciones de premedios de toda nuestra plataforma y no hicimos más que crecer. Hoy en día tenemos más de 20 oficinas en los EE.UU. y Canadá y todas ellas tienen alguna combinación de las herramientas de WebNative Suite.

WAN-IFRA: ¿Cómo se llevó a cabo la formación del personal?

Pellicone: Tendimos a nivelar el enfoque de la formación porque no queríamos que nuestros clientes o nuestro personal se viera sobrecargado por la información; hubiesen sido reacios a utilizar la herramienta. Así que manipulamos la formación en dosis relativamente pequeñas. Empezamos con algo que estuviera realmente relacionado con los requisitos comerciales. Si, por ejemplo, era necesario compartir activos en baja y alta resolución y subir archivos, inicialmente los formamos sobre esto y lentamente fuimos introduciendo funciones adicionales que pudiesen resultar en unos procesos más eficaces. La mayoría de nuestros clientes son empresas que tienen un contrato con nosotros, de modo que tenemos la oportunidad de trabajar con ellos como socios y seguir evolucionando su flujo de trabajo usando estas herramientas. Definitivamente diría que WebNative Suite es uno de los pilares de nuestro modelo de producción.

WAN-IFRA: ¿Cuáles son los beneficios que ha obtenido Worldcolor Premedia desde que empezó a usar la solución?

Pellicone: En general hemos reducido el tiempo del ciclo de producción y los costes de gestión y hemos hecho que nuestros clientes fueran más productivos al mismo tiempo que conservábamos la precisión en sus procesos. La capacidad del cliente de gestionar sus inversiones creativas mediante un sencillo sistema basado en navegador ofrece muchos beneficios. Los usuarios pueden gestionar eficazmente sus activos creativos, reutilizar el contenido, hacer pruebas en pantalla, generar planchas listas para la salida y entregar los archivos vía WebNative Suite. También hemos conseguido trabajar de un modo más inteligente y de manera virtual – ya no es necesario estar en la oficina para hacer el trabajo. Estas herramientas abren este entorno virtual; puedes conectarte al Portal de WebNative desde cualquier sitio que tenga Internet para gestionar tu negocio. También nos permite ser más flexibles en cuanto al personal y esto se traduce en reducciones de los costes que repercuten en nuestros clientes. Ha sido una gran inversión pero también ha sido un gran éxito para nosotros. Funciones como “Triggers and Actions” automatizan muchos procesos. Es como si la herramienta tomara vida, porque automatiza una gran variedad de tareas que hacen que todo sea más eficaz desde ambos lados, tanto para el cliente como para el proveedor.

Entrevistas realizadas por Brian Veseling, editor de Publicaciones y Gestión Editorial y General de la revista de WAN-IFRA.