Yamaha Motor optimiza su flujo de trabajo con Elvis DAM

Resultados y beneficios

  • Tiempo de comercialización significativamente reducido
  • Control total de la distribución de activos esenciales
  • Fácil intercambio de contenido en un enfoque de autoservicio

Sobre el cliente
Fundada en 1968, Yamaha Motor Europe N.V. (YME) es la sede regional de Yamaha Motor Company en Europa. YME comercializa motocicletas y scooters, motores marinos fueraborda, vehículos acuáticos, vehículos todo terreno (ATV) de 4 ruedas y más en Europa. YME es responsable de la visibilidad de Yamaha en Europa y proporciona soporte de marketing para 3.000 distribuidores y concesionarios en 26 países.

Yamaha Motor
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Desafíos
La amplia gama de productos y las diferencias específicas de cada país en cuanto a los vehículos llevan a una gran cantidad de imágenes que deben administrarse con precaución para evitar un uso incorrecto. El sistema DAM existente de Yamaha no podía satisfacer las crecientes demandas; además, el flujo de trabajo de metadatos y la gestión de los activos eran dos procesos engorrosos. La colaboración la agencia creativa y el grupo de fotógrafos era demasiado lenta.

Evaluación
El nuevo sistema DAM tenía que permitir al equipo de marketing y relaciones públicas recopilar, administrar, encontrar y compartir fácilmente activos, incluidas imágenes esenciales de productos aún no lanzados. Otro requisito fundamental era la capacidad de definir una estrategia detallada de metadatos e integrar los metadatos en los activos. Studio-Online, una agencia de diseño y edición de imágenes con sede en Haarlem que trabaja para YME, recomendó Elvis DAM para sustituir el sistema existente. El equipo de Yamaha quedó impresionado por el conjunto de características y la facilidad de uso del sistema.

Implementación/integración
La implementación solo tardó tres meses. El sistema eficiente en recursos se ejecuta completamente en múltiples Mac Minis como servidores. El equipo interno utiliza el cliente de escritorio Elvis DAM. Los socios externos, incluidas las agencias y los fotógrafos, acceden al sistema a través de su cliente web. Elvis DAM está integrado con el web CMS SDL Tridion, así como con una plataforma de localización y un sitio destinado a la agencia externa de relaciones públicas.

Resultados y beneficios
Elvis DAM mejoró significativamente la colaboración tanto internamente como con agencias creativas implicadas en la localización de folletos y otros documentos en más de 20 idiomas.

  • Desde el disparo de la imagen hasta su uso final: los metadatos ahora viajan con los archivos de imagen, lo que permite al equipo encontrar todas las imágenes en un instante.
  • El sistema garantiza la disponibilidad de materiales de prensa las 24 horas del día y los 7 días de la semana para las agencias de relaciones públicas en toda Europa y garantiza una gestión precisa de las imágenes específicas de cada país.
  • Elvis ayuda a los distribuidores con la creación de folletos y sitios web, permitiéndoles acceder a los archivos que necesitan en un enfoque de autoservicio en segundos.
  • Solo un mes después del lanzamiento del sistema, el equipo pudo proporcionar a toda Europa todas las imágenes necesarias para EICMA, la feria comercial más importante del mundo para vehículos de dos ruedas, exactamente a la hora límite. Las últimas imágenes habían llegado de los fotógrafos solo una hora antes.

Cipla South Africa produce su contenido con Elvis DAM

Introducción de los resultados y beneficios con Elvis DAM:

Según los cálculos de Cipla, actualmente están ahorrando un 98 % en términos de tiempo y costes de producción. El tiempo de respuesta hasta la aprobación se ha reducido de meses a días, y el tiempo de producción de semanas a horas. En Cipla, 200 empleados trabajan diariamente con Elvis DAM.

Desafíos:

Cipla desarrolla medicamentos y suplementos farmacéuticos. Los prospectos de los medicamentos se imprimen y se colocan dentro de la cajita, pero también deben publicarse en línea. Además, Cipla redacta estudios de casos, formularios médicos y documentación legal y desarrolla imágenes y códigos de barras. En resumen, Cipla trabaja con una gran cantidad de contenido que debe almacenar de manera segura, centralizada y estructurada. En caso contrario, los documentos desaparecen fácilmente o se pierden entre las infinitas versiones durante los procesos de creación y aprobación de contenido.

El flujo de trabajo anterior consistía en enviar por correo electrónico archivos de Acrobat PDF, Microsoft Word o Excel, anotarlos, guardar una copia en cada escritorio y reenviarlos. Esto significaba una falta de seguimiento y descontrol de las versiones, resultando en un tiempo de respuesta demasiado largo.

En Cipla colaboran muchos departamentos internos y socios externos que trabajan de forma remota. Para producir y almacenar con éxito cualquier forma de contenido, es crucial que Cipla trabaje con estos socios como si estuvieran presentes en la misma sala. La forma de trabajo anterior enfatizaba la distancia física y, por lo tanto, había una falta de colaboración entre todos los equipos.

Evaluación:

Hace dos años, Cipla decidió cambiar el curso del flujo de trabajo y centrarse solo en un archivo de información para administrara activamente todo el flujo.

Después de descargar algunas soluciones, Cipla confirmó que Elvis DAM encajaba perfectamente con lo que estaban buscando. Según Cipla, Elvis DAM es fácil de instalar y proporciona un tiempo de incorporación rápido. Además, la capacidad de copiar cualquier flujo de trabajo (y mejorarlo), así como la opción de integrar los programas que Cipla ya estaba utilizando a diario, son ventajas para Cipla. Todo lo que se necesitaba eran un servidor y conexión a Internet.

Implementación:

Inicialmente, lograr que la oficina central de Sudáfrica revisara el flujo de trabajo existente con un sistema DAM completamente nuevo resultó todo un desafío. Fue difícil para el director de diseño y digital vender la idea a la junta ejecutiva, ya que la implementación de un nuevo sistema DAM suponía grandes cambios y formación. Pero solo era una impresión: una vez que la oficina central aprobó el sistema, el proceso de implementación fue casi automático.

Durante la primera fase de la implementación, todos los activos digitales de Cipla debían ser etiquetados para que los empleados pudieran beneficiarse de una biblioteca de activos estructurada. Se añadieron los activos y sus metadatos. Los metadatos han mejorado la accesibilidad y la capacidad de búsqueda de contenido. Un ejemplo: al buscar todos los medicamentos con el mismo ingrediente activo, el nombre exacto de estos medicamentos tenía que insertarse manualmente. Lo más probable es que uno o más medicamentos relevantes fuesen pasados por alto. Con Elvis, todos los medicamentos se pueden encontrar buscando solo ese ingrediente activo en función de las opciones de taxonomía y metadatos.

Ventajas:

Varios de los archivos escritos son confidenciales, por lo que el hecho de que Cipla los hubiese guardado localmente sin control sobre quién tenía acceso fue todo un desafío. Confirmar si las versiones de los archivos eran correctas y precisas podía tardar tres semanas. Ahora Elvis DAM lo hace automáticamente. Los documentos se almacenan de forma segura y accesible, independientemente del dispositivo desde el que trabajen los empleados.

Otra ventaja importante para Cipla es que, debido a la reducción de la carga de trabajo de administración de activos, ya no debe contratar consultores adicionales durante períodos de picos de trabajo. Además, la colaboración intercontinental es más sencilla que antes.

La seguridad, la velocidad y la colaboración se han elevado a un nuevo nivel.

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